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一、小型呼叫中心系统硬件结构
呼叫中心系统硬件设备由以下几部分组成：电脑、数字电话语音卡、专用电源、电话机等。系统构成如下图所示：
二、小型呼叫中心系统运行界面
系统运行为全中文界面，操作非常简单，具有完善的系统监视和控制功能，可以准确地显示运行的状态，灵活地设置线路的各种运行参数。以下是系统的主界面：
三、小型呼叫中心典型流程示意图
四、小型呼叫中心系统功能
1.电话数字录音功能：
打入打出电话均可数字录音；
录音文件支持声卡 *.WAV格式；
异地电话查询、播放重要电话录音；
坐席电话查询、回放电话录音；
坐席电脑、局域网电脑查询、播放电话录音；
可在通电话过程中播放以前的相关电话录音给用户听；
亦可在通电话过程中播放事先录制好的某段声音给用户听；
2.电话防火墙功能：
将有敌意的电话、不受欢迎的电话列入黑名单，可有效拦截恶意或骚扰电话的侵入，对用800号电话建设的呼叫中心，可避免高额的电话费；
注：本功能的开通，需要电话线开通送主叫电话号码CID功能；
3.呼叫中心可分为三个工作时间段
上班时间内，打入电话可进入IVR自动应答，也可进入坐席人工接听。如果客户要找的人员外出，可人工或者自动进行电话跟随呼叫（将客户电话和外出办公人员的电话联接，保证客户一次呼入就能解决问题，通话过程有录音）；
准休息时间（午休时间，晚上下班后睡觉前时间），打入电话可进入IVR自动应答，也可进入电话跟随呼叫流程（将电话自动转到指定的值班电话或移动电话上，通话过程有录音）；
休息时间（晚上睡觉时间，节假日时间），启动夜间服务功能。电话打入时，可进入自动留言，或者进入IVR自动应答。 4、自动语音信息服务IVR（公司简介，产品介绍，通知等）；
从提高生产效率的角度考虑，呼叫中心系统应该尽量以自动方式为用户提供服务。本方案中的自动语音应答系统具有以下特性：
电话打入时系统自动播放录制好的IVR欢迎词；
IVR业务生成灵活方便，可以自行设计应答流程及多层结构；每一部分提示语音可自行单独录制；
系统接收、识别并记录来电的主叫号码；
4.自动语音信息服务IVR（公司简介，产品介绍，通知等）
从提高生产效率的角度考虑，呼叫中心系统应该尽量以自动方式为用户提供服务。本方案中的自动语音应答系统具有以下特性：
电话打入时系统自动播放录制好的IVR欢迎词；
IVR业务生成灵活方便，可以自行设计应答流程及多层结构；每一部分提示语音可自行单独录制；
系统接收、识别并记录来电的主叫号码；
5.客户信息管理功能：
客户信息输入及编辑功能，形成客户关系数据库；
来电时，可自动获得主叫号码，以此区分老客户和新客户；
是老客户的话，可以直接分配到上次接听的坐席上；该坐席占线或者是新客户时，按照分配原则分配到某个空闲的坐席上；
电话分配的同时将客户信息和历次联系信息送到该坐席的电脑上；
拨出电话与客户联系时，先在坐席电脑上查找到该客户，坐席电脑将自动拨叫该客户的电话，遇忙、久叫不应时系统自动拨叫该客户的下一个电话或重新拨叫；
每日信息统计、总结功能：可将每日的进出电话进行整理，重要客户电话及其信息形成报告；报告（包括客户信息和数字录音等）可刻录至光盘或打包发送邮件，可异地电脑查询及阅读。
支持汉王公司的名片扫描数据库；
6.电话功能：
电话呼入时进行排队处理；
多个席位之间可以按一定的话务分配原则进行分配；
外线直通指定坐席电话功能；
不同外线分组转接到不同坐席电话组功能；
坐席电话转接到坐席电话功能；
坐席电话插话功能，插话时，可显示客户的信息；
将电话汇接到外出的工作人员的电话上（电话跟随呼叫功能）；
外线、坐席电话多方电话汇接通话（即多方会议）功能；
坐席电话阻塞功能。坐席人员离开时，可设置该功能，有电话呼入时，将不再分配电话到本坐席；
7.坐席电脑功能：
来电话时，显示客户信息，可输入必要的文字信息；
坐席电话转移时，将该客户的信息转移到相应的坐席电脑上；
可输入、编辑、查询客户信息；
可预先设置多个要联系的客户，坐席电脑将依次自动呼出客户，节约拨叫电话的时间；
可在坐席电脑上浏览、接收、发送传真；
可在坐席电脑上查询、播放电话录音；
可在坐席上发送、接收短信息；
坐席电脑上显示相关的电话数据，如打出打入多少次电话、时间等。
8.分析、统计功能
可根据来电区号等条件统计某一地区的来电，作为参考；
可以统计各坐席接听次数，打出次数和时间多少；
可以统计系统每天的总接听、呼出、跟随呼叫的次数等；
9.传真功能（可选择功能）
可自动、人工收传真，接收到的文件存放在电脑中；
可将起草好的电脑文件直接发送给一个或多个用户；
10.短信息功能（可选择功能）
可在坐席上发送简单的提示信息给客户手机；
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